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テレワーク導入は心配、不安に感じる点と解消方法について

コラム

テレワークの導入が心配だったり不安だったりを感じている方も多いでしょう。 今回はテレワークの導入に対して企業側と従業員側が感じている不安や心配を紹介するとともに解消法も紹介していきます。

新型コロナウイルスは、私達の生活に大きな影響を与えました。

テレワークの急激な普及もその一つです。

急激な普及のため、テレワークの導入が心配だったり不安だったりを感じている方も多いでしょう。

今回はテレワークの導入を検討中の企業のために、テレワーク導入に対しての心配や不安に感じる点とその解消方法について詳しく紹介していきます。

 

テレワークの導入に対する不安と考えていない理由について(企業側)

 

まずは、企業側のテレワークの導入に対する不安とテレワークの導入を考えていない理由について紹介します。

 

  1. ネットワーク環境の整備
  2. PC・スマホ等の機器の確保
  3. 社内のコミュニケーション
  4. 情報セキュリティ体制整備
  5. 書類への押印対応

 

企業側はテレワーク導入に関して主に上記の5つに対して不安などを感じています。

それぞれ詳しく紹介していきます。

 

1位 ネットワーク環境の整備

 

テレワークを行ううえで、ネットワーク環境が整っているのは必須事項です。

そもそもネットワーク環境が整っていなければ、テレワークは不可能です。

加えてただネットワーク環境が整っているだけではなく、滞りなく業務を行えるほどのスペックがあるネットワーク環境かもかなり重要でしょう。

例えば、メールで送付された資料がなかなか開けず仕事ができない、通信が悪すぎてミーティングに参加できないといった事例が頻繁に起これば仕事にはなりません。

 

また、ネットワーク環境を整えるにもお金がかかります。

この金銭的負担を企業が追うのか、一部負担にするなら割合はどうする?など、問題は多いはずです。

 

2位 PC・スマホ等の機器の確保

 

個人的にPCやスマホを持っている社会人は多くいるでしょう。

しかし、セキュリティ面やスペック面など仕事で使えるかどうかとなれば話は別です。

いつでもどこにでも持ち運べる状態で顧客の情報や会社の機密事項などを共有すれば情報漏洩の可能性が上がります。

とはいえ、テレワークをする社員全員にテレワーク用のPCやスマホを準備するにはかなりの費用負担を抱えなければいけません。

また、個人で用意してもらうにしても仕事で使うものなのに、全額負担?といった問題も出てきます。

 

3位 社内のコミュニケーション

 

出勤すれば、会議までの移動中やちょっとした息抜き、昼食時間等に社員同士が少しでも会話を交わしコミュニケーションが取れます。

しかし、テレワークになると仕事に必要なやり取りのみになってしまうため社員同士のコミュニケーションを取る機会が減少します。

それを仕事が捗ると捉えられますが、以下のような別の問題も発生するかもしれません。

 

  • 社員の孤立感が生まれやすい
  • 社内情報の共有がされにくい場合がある
  • チームや部署横断的な連携が難しい

 

直接顔を合わせて話すからこそわかる雰囲気などがあるため、テレワークを行うデメリットとなり得ます。

 

4位 情報セキュリティ体制整備

 

先程も少し触れましたが、各自のPCやスマホで仕事を行うのは重要な社内情報や、顧客の情報が漏洩する確立が上がります。

今までは社内LANのみで管理し、社外持ち出し禁止として情報漏洩を防いでいた企業は多いでしょう。

しかし、テレワークとなれば社外持ち出し禁止にしていたら仕事ができません。

顧客や契約企業との信用問題に関わるため、セキュリティ体制に関して企業はかなり気を使うため、なかなかテレワーク化が進みません。

 

5位 書類への押印対応

 

日本はハンコ文化の国です。

確認や承認はすべてサインではなくハンコでの押印が用いられます。

最近は押印ではなくクラウドサインなどが多く取り入れられていますが、まだまだ重要な書類に関しては押印対応が行われています。

テレワークでは直接社員同士が合わないため、押印対応はかなり難しいです。

郵送するにはお金と時間がかかります。

また、途中で紛失する可能性もあり、あまり得策ではありません。

こういった理由からもテレワーク導入には不安や心配が多いようです。

 

テレワーク導入に対する不安(従業員側)

 

次に、従業員側がテレワーク導入に対する不安を4つ紹介します。

 

  • 誰とも会話しない日がある
  • 業務に関する質問がしにくい
  • 仕事とプライベートの切り替えが難しい
  • 仕事の評価に対しての不安

 

それではそれぞれ詳しく見ていきましょう。

 

誰とも会話しない日がある

 

出勤する場合とは違って、無駄な話がなく仕事の効率が上がるといったメリットもありますが、雑談などのコミュニケーションが取れず、ストレスを感じる方も多いようです。

とくに一人暮らしの場合、より強いストレスを感じる場合が多いです。

私達は会話をしてコミュニケーションを取れば社会の繋がりを感じたり、ストレス発散を行ったりします。

会話がなくなると強いストレスや孤独感を感じ、社会から切り離されたような不安感が募り、結果的に鬱などに繋がる可能性もあります。

 

業務に関する質問がしにくい

 

何かわからないところを質問するとき、相手が今何をしているのか、質問をしても良いか様子を確認してから質問に行くでしょう。

しかし、それは職場の同じ空間にいるからできるのであって、テレワークでは様子を伺えません。

チャットなどのツールを使えば、相手の都合に関係なくとにかく質問を投げかけられますが、その質問の答えがいつ返ってくるかは相手次第です。

忙しくてチャットを見ていないのか、質問を忘れられているのかモヤモヤとしながら、質問の答えももらえず仕事が進まなくなるかもしれません。

また、文字では伝わりにくい場合も多いため、なかなか聞きたい答えをもらえず、質問だけで時間を取ってしまうかもしれません。

 

仕事とプライベートの切り替えが難しい

 

テレワークのメリットとして、家事や育児、介護との両立が挙げられます。

しかしそれは同時に仕事とプライベートの境目が曖昧であり、長時間仕事をしてしまったり、なかなか仕事に集中できなかったりするかもしれません。

自己管理がしっかりとできる方であればテレワークは時間を有効活用できる良い働き方かもしれません。

でも自己管理が苦手な方にとっては、仕事とプライベートの切り替えができず、仕事をし過ぎてしまい、集中できないと言った事態になる可能性があります。

 

仕事の評価に対しての不安

 

仕事の評価に対しての不安もテレワーク導入がなかなか進まない理由としてよく挙げられます。

仕事に取り組んでいる様子や、周りとの連携など、職場では上司が直接確認できますが、テレワークではかなり難しいです。

テレワークでは結果や成果物ばかりが目に入りやすく、結果や成果物を挙げなければ一切評価されないのでは?と不安に思う従業員は多いです。

 

テレワークでの心配事における解決策

 

ここまでに企業側と従業員側、それぞれが感じているテレワークの心配や不安を紹介しました。

しかし、双方の心配や不安を解決する方法が主に3つあります。

 

  • コミュニケーションを円滑に図るためのツールの活用
  • 信頼関係の構築
  • 書き言葉の意識

 

それぞれ詳しく紹介します。

 

コミュニケーションを円滑に図るためのツールの活用

 

テレワークを導入すると家族以外誰とも話さない、1日中声を出さなかったと閉塞感や孤独感がましてしまう場合があります。

そのため、従業員同士が気軽にコミュニケーションが取れるようなチャットツールなどを用いて連絡の取りやすい環境の構築を目指しましょう。

オンライン会議などの場では、少し雑談を挟んでも良いかもしれません。

しかし、中には雑談がなくなったテレワークをメリットと感じている従業員がいるという例もしっかりとわかっておきましょう。

 

信頼関係の構築

 

質問がしにくいと不安に感じたり、今質問して迷惑にならないだろうか?と心配したりする状況を崩すためには日頃からの信頼関係の構築が必要です。

質問しても大丈夫、質問をしても迷惑だと思われないから大丈夫と安心できる信頼関係の構築は不安や心配を払拭できるだけではなく、仕事の効率アップにも繋がります。

わからないところはすぐに、わかるまで質問が安心してできる環境は疑問を持ったまま、理解が浅いまま仕事を行う事態を防げます。

そうすれば大きなトラブルを未然に防ぎ、従業員同士で刺激を与えあえる可能性が高いです。

▶参考記事:テレワークにおいての企業・従業員の課題と解決策について解説

 

書き言葉の意識

 

チャットツールを用いたコミュニケーションは対面の会話ではあまりないトラブルが起こる場合があります。

送った内容に対して、相手の受け取り方で「そんなつもりじゃなかったのに」と思った経験はありませんか?

対面であれば、声のトーンや表情からも意思の伝達を行えます。

しかし、チャットツールなどの文字の場合、言葉選びのみの印象を与えてしまいます。

そのため、対面で話すときよりも発言には注意しましょう。

まずは相手の意見などに対して肯定か否定をしっかりと伝えたうえで、自分の意見や疑問を伝えると誤解を生みにくく伝えられます。

 

テレワークを導入する際の不安は社内の意見をしっかりと聞く

 

今回はテレワーク導入の際の不安や心配を企業側と従業員側の両面から紹介し、それぞれの解消方法を紹介しました。

テレワークの導入は企業もとても不安だと思いますが、従業員も同じくらいかそれ以上に不安に感じています。

そもそもテレワークの導入をどう思っているのか、どんな不安や心配があるのか意見をしっかりと聞いて、テレワーク導入の有無を最終決定すると良いでしょう。

 

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