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テレワークにおいての企業・従業員の課題と解決策について解説

コラム

テレワークによる課題も多くあると思います。企業側と従業員側の課題を解決し、迅速かつスムーズにテレワークを導入できるでしょう。 テレワークでも電話番が必要ですが、そんなときは2nddoorを使うことで不安は解消されます。

新型コロナウイルスの影響で、2020年から徐々にテレワークが導入され始めました。

テレワークができる環境にある職場の方であれば、テレワークを推奨する企業も増えています。

しかしながら、テレワークによる課題も気になるところだと思います。

自由な環境で働けるテレワークですが、企業側の抱える課題と従業員の抱える課題などさまざまです。

コミュニケーションがオフィスのようにうまくいかないケースも多くみられます。

仕事の進行具合も遅れるなど、セキュリティ問題も考えていなければなりませんよね。

それでは、実際どのような課題があるのかご紹介していきます。

 

テレワークとは

 

まず、テレワークについてです。テレワークとは、特定の職場が必要のない働き方をいいます。

仕事内容や環境にもよるのですが、時間の融通も利くので実際に職場で働くよりも自由なスタイルで働けるのです。

「テレワーク=在宅勤務」と思っている方も多いかもしれませんが、他にも働き方や場所の違いは存在しています。

3つの違いをご紹介します。

 

在宅勤務

 

一般的な比率で最も多いのが在宅勤務といえるでしょう。

その名前の通り、自宅で勤務するスタイルです。

在宅勤務をする中でのメリットは、通勤時間がかかりませんし、オフィスに行く必要がないためオフィスの経費を削減できます。

さらに、慣れた環境で仕事ができるので業務に集中しやすいといえるでしょう。

他にも、自宅のためお昼の出費も心配は必要ありません。子育てや介護が必要な方も、無理なく働くことができるのもポイントです。

反対にデメリットは、実際生活している環境での勤務なので、仕事とプライベートが公私混同してしまいがちになる可能性があります。

 

朝きちんと起きても普段着のままで仕事をしてしまうケースや、食事をしながら仕事をしてしまう場合も考えられます。

このように、メリハリのない生活になってしまうため、オフィスで働くよりも長時間仕事をしてしまう場合や、集中力が失われ普段よりも仕事に時間がかかってしまうケースもあります。

その他にも、オフィスであればすぐに打ち合わせや話し合いができても、テレワークの場合はそうはいきません。

すぐにコミュニケーションを取ることができないのも、テレワークのデメリットといえます。

 

モバイルワーク

 

次にモバイルワークのご紹介をします。

近年比較的導入されているモバイルワークですが、タブレットやノートPC、モバイル機器を使用して仕事をするスタイルを指します。

メリットは、移動中や出先での仕事が可能なので、無理にオフィスに戻ってくる必要がないため、時間のロスが少なく柔軟に仕事ができます。

営業職の方は外出が多いですが、外出先で自分のパソコンを使ってすぐに仕事ができるので効率良く作業に取り掛かれるのも魅力です。

デメリットは、公共のWi-Fiを使用する場合はセキュリティの懸念が挙げられるのと、回線が安定していない場合もあるでしょう。

あとは、公共の場で仕事をする場合は、パソコン画面が周囲からみえる場合もあるので気を付けなければなりません。

 

サテライトオフィスワーク

 

次にサテライトオフィスワークですが、本社オフィスの場所よりも出勤が便利で小規模なオフィスで働くスタイルをいいます。

メリットは、本社オフィスまで通っていた通勤時間が短縮されるので、子育てや介護に時間の余裕ができると考えられています。

無理なく働けるスタイルといえるでしょう。

デメリットは、サテライトオフィスで働くには十分な設備がない場合もあります。

サテライトオフィスを導入する期間がまだ浅いうちは、備品が揃ってない場合もあるので、不便かもしれません。

 

テレワークの現状

新型コロナウイルスが流行する以前と現在では、一体どのような違いがあるのでしょうか。

テレワークの現状をみてみましょう。

新型コロナウイルスが増える2019年より前は、テレワーク自体10%にも満たない数字でした。

新型コロナウイルスが猛威をふるい始めたのが2020年上旬頃です。

この時期は全国で30%以上がテレワークを導入しており、東京では50%以上がテレワークをしているという結果になっています。

緊急事態宣言発令中は、テレワークの数は上昇気味で企業も積極的に導入しているイメージでしたが、緊急事態宣言解除後には、テレワークの数は低下傾向といえるでしょう。

この結果からも分かるように、テレワークは一時的な措置として考えられている企業も多くいることが分かります。

 

テレワークにおける企業側の課題

 

利便性が高く効率的に働けるテレワークですが、企業側からみてみるといくつか課題が挙げられます。

どのような例があるのでしょうか。

 

タスクの進捗管理

 

テレワークで働いていると、タスクの進捗状況がすぐに確認できない場合があります。

オフィスでは、簡単にコミュニケーションを取ることができます。

しかしテレワークの場合は、コミュニケーションを取ろうと思うと社内チャットやビデオ会議、メールや電話などを使い簡単にコミュニケーションを取れないのがネックになる可能性が大いにあるでしょう。

仕事のタスクの進み具合にも影響が出る場合もあるので、気兼ねなくコミュニケーションが取れるような環境が必要です。

普段から上司にも相談や発言しやすい環境を整えておくことが必要です。

もし電話など直接話すことには緊張する場合は、社内チャットを使用する方法も有効的です。他にも、クラウド上で進捗状況を確認できるツールを駆使するのも良いでしょう。

 

勤怠管理

 

テレワークの場合、勤怠管理のチェックをすることが困難になるケースも挙げられます。

オフィスであれば、勤務管理のチェックは簡単にすることはできても、テレワークになると難しくなります。

実際に業務をしているかは、タスクの進み具合や報告書で判断せざるを得ないので、スムーズに把握できるシステムを構築できれば改善されるでしょう。

社内チャットなどでログインすれば勤務開始、ログアウトすれば勤務終了のように分かりやすくしておけば良いでしょう。

 

人事評価

社員をみながら仕事ができるオフィスと違い、テレワークの場合は社員の人事管理や評価をすることが困難です。

仕事の進み具合や売上などで判断するしかないため、正確な判断材料が普段と違ってきます。

このような場合は、直接的な上司や同僚に様子を聞いてみることも視野に入れておくと良いでしょう。

 

ペーパーレス化やワークフローの問題

 

テレワークする場合、ビデオ会議などの打ち合わせでは、ペーパーレス化をせざるを得ないためエコにはなります。

しかし報告書や売上管理など、捺印が必要な場合もあるのでワークフローを改善しつつ、オンラインでサインをするシステムなどを導入しながら進めなければならない課題も残ります。

 

セキュリティ面

 

通常のオフィスでは、セキュリティ管理がきちんとされている環境で働くことができますが、テレワークになるとセキュリティ面のトラブルが増えてしまう可能性があります。

在宅勤務やモバイルワークは」とくにセキュリティ面で気を付けなければなりません。

テレワークをする場合は、情報の漏洩に注意し公共の場で働く場合は周囲にも気を付けながら働く必要があるでしょう。

 

業種による導入の難しさ

 

オフィスワークの場合テレワークの導入はできても、業種によっては導入が難しい場合があります。

テレワークの導入が難しい業種は以下です。

 

  • 接客業やサービス業
  • 医療や福祉関係
  • 製造や農業

 

結果から、やはり対面で行う業種のテレワークは難しいことが分かります。

新型コロナが流行以来、接客業や医療現場でもオンラインで行える「オンライン接客」や「オンラインカウンセリング」も増加傾向にはありますが、直接話してヒヤリングをする方がお客様も話しやすく感じるケースが多いようです。

さらに近年では、ネットの普及からネット販売が活発になっているため、店舗で行っていた業務をネットに移行するのも可能になっています。

 

環境整備コスト

 

テレワークを実施するとなれば、導入する環境を整える必要があります。

そのために設備費用や初期費用を考える場合、社員が多いほど金額が膨らむので、事前にどのくらいかかるか把握しておく必要があります。

主に、準備が必要なものはノートパソコンやタブレット類、Wi-Fiの通信費用などです。

サテライトオフィスの場合はデスクや椅子、プリンタなども十分な設備としてない場所もあるので事前に調べておきましょう。

ただ、初期費用がかかっても通常かかっていたオフィスの経費を節約できるケースもあります。

 

導入部署とならない部署との不公平性

 

テレワークが導入可能な部署とそうでない部署があるケースは、不公平性があると感じてしまう社員もいるでしょう。

同じ条件下でのテレワークは難しいかもしれませんが、両方にメリットがあるように会社も考えなければなりません。

 

テレワークにおける従業員側の課題

企業側の課題も分かったところで、従業員側からみてテレワークはどんな印象なのでしょうか。

従業員目線での課題をみてみましょう。

 

生産性の低下

 

テレワークを行うと、実際の生活と仕事の切り分けがつかなくなり、仕事量の生産性が低下してしまうケースがあります。

その他にも、自宅でテレワークをする環境が整っていない場合も考えられるでしょう。

デスクや椅子など最低限のものはあったとしても、仕事をする環境にない場合もあります。

普段の生活と仕事を同じ場所で行うのは、メリハリがつかないため時間をきっちりと決めて行うなど強い意思を持ちながら仕事をしなければなりません。

 

コミュニケーションの課題

 

オフィスでは、簡単に質問や打ち合わせができても、テレワークで密にコミュニケーションを取るのは難しいと感じる従業員は多いです。

例え質問がしたくても上司に気軽に連絡を取れない場合もあるので、コミュニケーションを取りやすいツールを使うなどして環境を整える必要があるでしょう。

 

健康管理

 

テレワークで自宅勤務をしていると、どうしても運動をする機会が減ってしまいます。

オフィス勤務であれば、通勤移動や外回りなどで最低限の運動ができていましたが、テレワークの場合はそれが難しくなります。

さらに、同じ部屋で仕事を毎日していると気分転換もできずストレスを感じるケースもあるでしょう。

そんな場合は、少しでも外に出て気分転換をして、栄養不足にならないように食事に気を付けて健康管理に気を付けなければなりません。

 

テレワークの課題解決方法について

 

これまでテレワークに関する課題をご紹介してきましたが、解決法をしりテレワークを有効的に取り入れることができます。

具体的にどのようにすれば良いのでしょうか。

 

生産性の課題

 

生産性を管理するためにはクラウドで管理し、社員同士で利用できるツールを利用すると良いでしょう。

例えば、スプレッドシートを利用するとタスクの進捗状況を確認できます。他にもカレンダーやスケジュールを共有できるものを利用して、社員のスケジュール管理が可能になります。

 

セキュリティ面の課題

 

セキュリティ面に関しては、まず社員の意識を変えるのが大事です。

「少しくらいは大丈夫」という意識でいると、そのちょっとした油断から大きなトラブルへと繋がります。

通信を暗号化するシステムや、会社から支給するパソコンやモバイルWi-Fiなど種類も多く存在しています。

会社の用途に合ったものを選びましょう。

 

労務管理面も課題

 

労務管理に関しては、勤怠管理システムを利用すると管理可能です。

他にも、カレンダーを共有して社員の予定やスケジュールを管理することもできます。

オフィスではボードなどに書いて管理しているものも、オンラインで管理すると労務管理面もカバーできるでしょう。

 

コミュニケーション面での課題

 

コミュニケーション面は、社内で利用できるチャットツールを利用すると、疑問点を迅速にかつ気軽に聞けます。

他にも、ビデオ会議のできるツールも最近は増えてきているので、利用することを心がけると良いでしょう。

そうすると、仕事がスムーズに運びますし、コミュニケーションを円滑に進めるのが可能です。

 

テレワークの運用面の課題

 

テレワークを運用する際は、まずルールを最初に決めておくと良いでしょう。

出勤時には社内のチャットにログインを必ずするなど、部署単位で決めておけば後々仕事がスムーズにはかどります。

そして、いざ始めてみると不備や改善点がみられると思います。

その場合は、社員の意見を取り入れながらアップデートしていくと良いでしょう。

オフィスで働くのとは違い、テレワークは働き方から全く異なりますが、慣れてくると効率良く働けるのがテレワークです。

 

テレワーク導入が不安な部分がある方は、こちらの記事を参考にすると少しでも解消できる方法が見つかると思いますのでぜひご覧ください。

▶参考記事:テレワーク導入は心配、不安に感じる点と解消方法について

 

テレワークの課題をふまえて

 

いかがでしたでしょうか。

テレワークをするにあたって、課題と解決策をご紹介してきました。ただ、テレワークにも必ず電話番が必要だと思います。

テレワーク中であっても誰かが会社に出社することが必須です。

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