web会議システム導入の失敗事例と防ぎ方について解説

新型コロナウイルスが蔓延し、テレワークを導入する企業が増えたため、同時にweb会議システムも急速に普及しました。
しかし、導入したものの急速な普及から失敗したといった事例が多く起こっています。
今回は、web会議システムの導入を検討している方に、web会議システム導入の失敗事例とその防ぎ方について詳しく紹介していきます。

web会議とは

web会議とは、インターネットを利用したオンライン上で複数の拠点を連結させて行う会議です。

web会議に必要なもの

• web会議システムツール
• パソコン・スマホ・タブレット
• インターネット回線

これらが揃えば、web会議は簡単に行えます。
似たものでテレビ会議がありますが、テレビ会議システムは大掛かりな準備と高額な設備が必要でした。
それに比べ、インターネットで行うweb会議が選ばれる主な理由は3つあります。

web会議が選ばれる理由

• テレビ会議に比べかなり低価
• 手軽
• 資料共有や動画配信が可能

今後、新型コロナウイルスが収束してもテレワークといった働き方が広がるのであれば、web会議の需要もまだまだ伸びていくでしょう。

web会議導入後の失敗事例

それでは、web会議を導入により起こった失敗事例を紹介します。

web会議導入後の失敗事例

• 利用者が増えすぎて許容量を超えた
• 回線が安定しない
• 社内に浸透しない
• 導入目的と製品特徴が一致しない

この4つの失敗事例は良く起こる失敗です。
自社で導入した時に同じ失敗を起こさないように参考にしてくださいね。

利用者が増えすぎて許容量を超えた

web会議システムには、同時開催できる会議の数や利用人数に制限があるものがほとんどです。
web会議システムを導入する際には、同時開催できる会議の数や利用人数を把握し、その許容量で不足がないか確認しておきましょう。

許容量を超えた場合は、web会議システム自体を乗り換えるか利用人数を増やすための設定変更が必要となります。

そのため、web会議システムを選ぶ際には、元々の利用人数の許容量が多いものや利用人数の増減が簡単にできるものを選ぶと、スムーズに設定変更ができますよ。

ただし、許容量が多いものを選ぶのは大切ですが、多くの場合許容量が多い＝システム料が高い傾向にあります。

あまりに多すぎる許容量はシステム量の無駄になる可能性もあるので、実際の使用数より余裕があるが多すぎない許容量であると最も良いです。

回線が安定しない

複数のweb会議が同時に開催されると、インターネット回線がひっぱくし音声や画像が途切れたり、タイムラグが発生したりする可能性があります。

そうなると、円滑な会議運営ができなくなるだけではなく、社内の同じネットワーク回線を使用して仕事をしている場合にも支障が出る可能性があります。

こういった事態を防ぐために、同時に開催する会議の数を決めておく、容量の大きい資料を使う際にはweb会議上では送らず、予めメールで送っておくなどの工夫を行いましょう。
会社のインターネット回線を使ってのweb会議を行う場合は、回線を使いすぎると他の業務にも支障が出る可能性を知っておきましょう。

社内に浸透しない

web会議システムを導入するのであれば説明会やマニュアル作成を行い、それを社員に周知してもらうといった事前準備が必ず必要です。
説明会の開催やマニュアル作成といった事前準備を行わなかった場合、社員は混乱しどんなに便利なシステムであっても社員に定着してくれません。
どのようなシステムをなぜ導入して、どのように使うのかをしっかりと社員に説明する機会を設けましょう。

導入目的と製品特徴が一致しない

web会議システムにはさまざまなものがあり、それぞれ特徴があります。
web会議システムを導入する理由と製品の特徴が一致しなかった場合、「なんか使いにくい」「不便」などの意見が出るかも知れません。

商品紹介をするのであれば画質の高さ、コミュニケーションを多くの方と取りたいのであればスマートデバイス対応のものが良いでしょう。
このように導入目的とあった特徴のあるものを選ぶようにしましょう。

web会議導入で失敗しないポイント

web会議の失敗事例を知ってもらったところで、実際にweb会議システムを導入する際に失敗しないためのポイントがいくつかあります。

web会議導入で失敗しないポイント

• 無料トライアルを利用する
• 導入前に目的と必要機能を見極める
• 社員向けに説明会を行う

今回はこの3つのポイントに絞って詳しく紹介していきます。
失敗しないポイントをきちんと押さえて、失敗のないweb会議システムの導入を行いましょう。

無料トライアルを利用する

web会議システムは多くの場合月額料が発生しますが、同時に期間限定の無料トライアルを実施している場合も多いのでぜひ利用しましょう。
無料トライアル期間はすべての機能が使えるわけではありませんが、そのweb会議システムがどのような感じなのかを体験するには十分です。
この無料トライアル期間には、必ず以下の4つの点を見極めましょう。

無料トライアルで見極めるポイント

• 導入目的と製品特徴があっているか
• 利用者に対する許容量に問題がないか
• 音質や画質は十分か
• 操作はできるだけ簡単であるか

もし無料トライアル期間にこの4つを見極めて、少しでも「あってない」と感じるのであればすぐに違うweb会議システムに切り替えましょう。
web会議システムは基本的に無料ではありません。
自分たちの欲しいに寄り添ったweb会議システムを導入しましょう。

導入前に目的と必要機能を見極める

本格的な導入前には改めて、web会議システムを導入する目的をはっきりと再認識し、その目的を行ううえで必要機能を搭載したweb会議システムであるのかを見極めましょう。
無料トライアルでも触れましたが、少しでも違うな、もう少しこんな機能があればいいなと思うのであれば、本格導入はせずに改めて違うweb会議システムを検討してもいいでしょう。

社員向けに説明会を行う

失敗事例でも触れましたが、新しくweb会議システムを導入するのであれば必ず社員に向けた説明会を行いましょう。

なぜなら、実際に使うのは社員になるからです。目的や使用方法に共通認識がないとトラブルの原因になりかねません。

説明のポイント

• web会議システムの導入目的
• どんなweb会議システムなのか
• 導入されるweb会議システムの使い方

これらを社員に伝えると、web会議システムの理解を得て無駄な混乱が少なくなります。

web会議システム導入後のポイント

最後に、web会議システムを導入した後のポイントを3つ紹介します。

web会議システム導入後のポイント

• 利用マニュアルの作成
• 問い合わせ窓口の設置
• 機器の貸し出し

円滑なweb会議システムの導入・運営のために、この3つを行ってください。

利用マニュアルの作成

web会議システムなどのITツールが、どの程度使えるかにはかなりの個人差があります。
簡単なシステムだからといって、利用マニュアルを作らないのは危険です。

必ず基礎操作やよく出るだろう質問に対してのQ&Aなどを記載しておくと、社内のweb会議システムツールの普及もスムーズに行えるでしょう。
場合によっては、利用開始までの様子を動画などにまとめてもわかりやすくて良いかも知れません。

web会議システムツールを利用する全員に行き渡るように配布しましょう。

問い合わせ窓口の設置

利用マニュアルを作成しても、100％をカバーするのはほぼ不可能です。
web会議システムツールに関する問い合わせ窓口や担当を設置しておき、マニュアルでは対応できない事態になった時に迅速に対応できるようにしておきましょう。

問い合わせ窓口や担当をしっかりと設置しておくと、社員の安心にも繋がります。

また、web会議システム導入直後は問い合わせが殺到して窓口がパンクする可能性があります。
そのような事態を防ぐために、希望者やITツールが苦手な社員を集めてweb会議システム使い方講座を開催するのも有効です。

機器の貸し出し

web会議システム自体は、個人のパソコンやスマホ、タブレットなどの機器にインストールすればすぐに使えます。
しかし、web会議を行う環境や機器によってはweb会議システムのインストールだけではなく、スピーカーやマイク、ヘッドセットが必要になる場合があります。
持っている社員はもちろん使ってもらってもいいでしょう。

ですが、社員全員が持っている可能性はかなり低く、必ず持っていない社員も居ます。
社員の方の中で、希望する方にはスピーカーやマイク、ヘッドセットの貸し出しができる準備を整えておくとさらに良いでしょう。

または、web会議用にスピーカーやマイク、ヘッドセットを購入した社員に対して費用の一部負担を会社が行うなどもよい策です。
web会議システム導入だけに尽力するのではなく、社員がweb会議を行いやすい環境を整える手助けも行うとより導入に混乱が起きにくくなります。

web会議導入の失敗事例と失敗しないポイントを見極めよう

いかがでしたか？
今回は、web会議を導入して起きた失敗事例と、失敗しないようにするポイントについて紹介しました。

web会議は急速に普及したと同時に、それぞれ特色を持ったweb会議システムが多く存在しています。
web会議を導入する目的をしっかりと持ち、その目的に最もあったweb会議システムを導入しましょう。
また、導入後は社員への説明をしっかりと行い理解を得るようにすると、混乱が起きにくく社内にweb会議が浸透していくでしょう。

web会議を導入したい方、2nddoorの利用を検討してはいかがでしょうか。
2nddoorでは、電話を使うように簡単で使いやすいツールで、すぐに繋がる問い合わせ窓口の開設などが可能です。

また、接客などで使用する際にも、着信リレー機能で手が空いているスタッフ間での助け合いが可能となっているのでお客様を長時間待たせる心配もありません。
さらに、誰に質問して良いのかわからないという不安は「チームステータス」という機能で解説できます。

今回紹介した失敗事例などが要因でweb会議の導入に踏み切れない方は、2nddoorの利用を検討してみませんか。
ホームページにリンクを設置するだけの簡単に導入可能です。

保険代理店や中古車販売店などでの活用事例も多数ありますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。

2nddoorを詳しく見る