受付無人化するメリットとデメリットは？無人受付システムの選び方と注意点をご紹介

無人受付システムの種類

無人受付システムは、主にタブレット型・ロボット型の２種類に大きく分けられます。

受付は来訪者が必ず目にするため、どのようなイメージを与えたいかよく考え、
自社に合った無人受付システムを選ぶことが大切です。

自社にあった無人受付システムを選ぶには、
タブレット型・ロボット型それぞれの特徴を知る必要があります。

タブレット型

タブレット型は、タブレットを使用した無人受付システムです。
タブレットを受付に設置するだけなので、手軽に導入可能で設置場所にも困りません。
また、最近では多くの人がタブレットの操作に慣れているため、
初めて会社に訪れる人でも簡単に担当者を呼び出すことができます。

タブレット型は操作がシンプルで簡単なものからAI機能が搭載されたものまで多くの種類があります。

AI機能が搭載されている場合は音声認識にも対応しているため、
来訪者が名前や部署名を伝えるだけで、担当者に連絡することも可能です。

また、通常のタブレットではなく専用のタッチパネルを使用する場合もあります。

例えば、事前にQRコードを共有しておけば、
訪問時、QRコードをかざすだけで受付が完了する高性能なシステムもあるので、
グローバルな企業などにおすすめです。

ロボット型

ロボット型は、受付に設置したロボットが来訪者の接客対応を行う無人受付システムです。

ロボットの多くは音声認証や顔認証の機能を搭載していて、
今まで来訪者がおこなっていた来客情報入力などの手続きを省略することができるため、
企業・来訪者両者の負担を軽減することができます。

また、受付だけでなく、従業員の顔認証を行うことで
オフィスの電子錠を自動解除できるなどの使用方法もあります。

ロボット型は無人であるにもかかわらず、有人の良いところを取り入れており、
来訪者に対しても先進的なイメージを与えることができます。

受付を無人化するメリット

受付での対応は企業のイメージにかかわるため、有人受付で1人ずつ丁寧に対応していました。

そのため、無人受付を導入することによるメリットは人件費削減のみで
有人受付の方がメリットが多いというイメージを持っている方も少なくありません。

しかし、無人受付には人件費削減以外にも多くのメリットが存在します。

メリット「業務効率の向上」

来訪者への挨拶、オフィスの中への案内、担当者に連絡するなど
有人受付は多くの手順を踏む必要があります。
また、来訪者1人ずつに対応する必要があるため、
もし来訪者が複数人重なると、お待たせしてしまう可能性もあります。

特定の受付担当者を置かない企業の場合、手の空いている従業員が随時対応することになるため、
その都度自分の業務を止めて対応する必要があります。

しかし無人受付では、担当者に直接通知が入るため、他の従業員の業務を止める必要がなくなります。

メリット「人件費削減」

有人受付は来訪者1人ずつに対して丁寧な対応が可能ですが、
人件費などのコストがかかってしまいます。

しかし、タブレット型の場合、導入も簡単で、人件費などのコストを大きく削減可能です。

また、来訪者にとっても担当者とすぐに連絡が取れるため、待ち時間などの無駄も削減できます。

メリット「感染症対策」

新型コロナウイルス感染症の世界的大流行の影響により、
非対面・非接触が推奨されテレワークやオンライン会議などの機会が増加しました。

この傾向は受付でも変わりません。

無人受付にすることにより、
人と人が接触する頻度を大きく減らすことができるため感染症対策に効果的です。

メリット「セキュリティ対策」

来訪者の情報を一括で管理できるため、セキュリティ対策になります。

受付システムがあれば、会う前に来訪者の情報を入力してもらうことで、
アポイントがない人・面識のない人と会うことを避けることができます。

また、顔認証機能を搭載したシステムの場合、
事前に来訪者の顔を確認することができるため、安心して対応することができます。

従業員の入退室管理をすることでさらにセキュリティを強化できます。

▶参考記事：非対面（オンライン）接客とは？メリット、デメリットと自社に合ったサービスの選び方

受付を無人化するデメリット

受付無人化には多くのメリットがある半面デメリットも存在します。

企業としてはメリット・デメリットの両面をしっかり理解し、導入を検討することが重要です。

システム費用がかかる

無人受付システム導入にあたり、導入費用や月額費用などのシステム費用がかかります。

導入するシステムによって詳細は変わりますが、
およそ毎月5,000～50,000円程度の費用がかかります。

特にロボット型では、タブレット型と比べてもシステム費用が高額になります。

しかし無人受付システムになれば、
受付対応・電話対応などの業務を減らせるため、人件費の削減も見込めます。
導入前にどれくらいの費用を削減できるのかを試算したうえで導入するようにしましょう。

システムエラーが発生する可能性がある

システムエラーが発生すると来訪者に大きな迷惑をかけ、
場合によっては企業の信用問題にもかかわります。

どれだけ素晴らしシステムでもエラーが絶対に生じないとはいえません。
システムを選ぶ際にはサポート体制が充実しているかもチェックし、
システムエラーが生じることを想定したうえで選ぶようにしましょう。

また企業としても無人受付が機能しなくなった場合の
対処方法を事前に決めておくとトラブルを回避できます。

受付を無人化する際の注意点

無人受付のメリット・デメリットを理解したうえで、
導入を決定しても、導入時に注意する必要がある点があります。

今回解説する注意点を考えずに導入した場合、
せっかく導入したにもかかわらず効率が悪くなってしまう可能性があるため、
しっかりと事前に確認することが重要です。

受付システムの設置場所があるか

専用の操作端末が無人受付には必要となり、
顔認証機能や内線電話機能など備えているものによって大きさが異なります。

そのため、事前に受付システムを設置できる場所が確保できるか確認するようにしましょう。

例えば内線電話で来訪者と担当者を取り次いでいる場合は、
受付場所には呼び出し用の電話機しかないため、大型の端末を設置するのは困難です。

また、設置するにあたって、端末の電源・通信に必要な接続配線ができるのかなども確認が必要です。

業態とミスマッチしていないか

企業の業態とミスマッチしている場合は導入しても逆効果になる可能性があります。

企業によって、受付対応の手順が多くなる場合は、
その場面ごとに合わせて対応できる有人受付の方が良い結果を出せます。

無理に無人受付を導入すると、余計な業務が発生する、
顧客満足度が低下するなどの危険性があるため、
自社の業態がミスマッチしていないか考えて導入しましょう。

▶参考記事：オンライン接客とは？メリット・デメリットと業界事例から見る成功のポイント

システム導入する際の選び方

無人受付システムは多くの種類が存在します。
そのため、実際に導入する場合は重視すべきポイントがあります。

システム導入後より多くのメリットを得るために、システムを選ぶ際にチェックするポイントを解説します。

コストは抑えられるか

無人受付を導入することで有人受付にかかる人件費などのコストを抑えられるかを確認します。

その際、コストも重要ですが、機能面も同時にチェックし、
両面から納得できるかどうか確認してから導入するようにしましょう。

無人受付システムは長く使用するのが前提ですが、
機能面を重視しすぎて有人受付よりコストがかかるようであれば継続して使うのは難しくなります。

導入するにあたり、導入費用・月額費用などが妥当か検討し、
自社の規模に適しているものを選ぶようにしましょう。

必要な機能は揃っているか

無人受付システムを選ぶ際、必要な機能が問題なく揃っているかをチェックします。

従業員が多い企業では担当者を簡単に検索できる機能などシステムには便利な機能が多くあります。

そのため、すべての機能を導入するとコストが高くなりすぎる問題もあります。
導入前に必要な機能を洗い出し、その機能があるのか確認しましょう。

操作しやすいか

無人受付は多くの従業員が利用するため、
誰でも簡単に操作できるものを選ぶ必要があります。

操作が複雑な場合、覚えるまでに余計な時間がかかります。

また、来訪者も操作方法がわからないと戸惑う可能性があります。

受付でのやりとりは、今後のビジネスに大きくかかわるため、
誰でも迷うことなく簡単に操作できるシステムを導入しましょう。

セキュリティ面に問題はないか

無人受付システムには多くの情報が取り込まれており、
その情報を元にさまざまな機能を利用できるため、高いセキュリティ対策が必要です。

もし、情報が漏洩した場合は企業の信用を一気に失い大きな損害をもたらします。

そのためセキュリティ面で安心できる製品を選ぶとともに、
万が一サーバーが落ちた際に、迅速に対応できるのかも確認しておくべきです。

２ndDoor(セカンドドア)を用いた無人受付とは

▶オンライン接客ツール「2ndDoor（セカンドドア）」は、
URLを設置したタブレットを置くだけで、簡単に無人受付窓口を開設することができます。
来訪者はボタンをワンクリックするだけで、担当者とすぐに繋がることができるので、
ITが苦手な方や高齢者の方でも簡単にご利用いただけます。

以下の記事では、様々な機能と使い方の紹介をしていますので、
自社に向いているかどうか検討する際に役立ててみてください。

▶参考記事：2ndDoor(セカンドドア)これだけあればオンライン接客万全？機能・価格について

まとめ

いかがでしたでしょうか？
無人受付システムを導入することで、従業員の負担を軽減し、生産性の向上が期待できます。

無人受付など社内と顧客間のコミュニケーションツールのオンライン化を検討している場合は、
▶オンライン接客ツール「2ndDoor（セカンドドア）」へご相談ください。

2ndDoor(セカンドドア)は、アプリインストール不要のブラウザ起動型で、
企業もお客様もワンクリック操作で簡単に利用することができるツールです。

オペレーターはPCだけあれば、どこからでも対応することが可能です。

お客様からの質問や情報をメモ機能で管理することも可能で、顧客管理に優れています。

また、通話履歴管理やTODO機能など、オペレーターに便利な機能を取り揃えております。

保険代理店や中古車販売店や士業などの導入事例もあるので、ぜひご覧ください。

オンライン接客ツールの導入を検討されている方はお気軽にご相談ください。

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