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受付無人化する企業にとってのメリットとデメリットをご紹介

コラム

企業の受付というと有人のイメージが強いかたも多いでしょう。しかし、昨今は無人受付を導入する企業も増えています。今までの有人受付もメリットが多く存在しますが、無人受付は上手く活用すれば業務効率を大きくアップできます。 今回は、受付無人化の基本的な知識だけでなく、メリット・デメリットの両面を詳しく解説。受付無人化のシステム導入を検討している企業のお手伝いをしていきます。

無人受付の種類

 

種類はタブレット型・ロボット型にわかれています。

受付は来訪者が必ず目にするため、どのようなイメージを与えたいか考え、自社に合った無人受付を選ぶことが大切です。

自社にあった無人受付を選ぶにはタブレット型・ロボット型の特徴を知る必要があります。

今回は、それぞれの特徴について解説します。

 

タブレット型

 

タブレット型は、名前の通りiPadなどのタブレットを使用した無人受付システムです。

設置に必要なものはタブレット1つだけなので場所に困りません。

昨今、多くの人がタブレットの操作に慣れているため、初めて会社に訪れる人でも簡単に担当者を呼び出すことが可能です。

 

タブレット型はシンプルなもの・AI機能が搭載されたものまで多くの種類があります。

AI機能が搭載されている場合は音声にも対応しているため、来訪者が名前や部署名を伝えるだけで、担当者に連絡できます。

 

また、タブレットではなく専用のタッチパネルを使用する場合も。

その場合、事前にQRコードを共有しておけば、コードをかざすだけで受付が完了するため、グローバルな企業などにおすすめです。

 

ロボット型

 

受付に設置したロボットが来訪者の対応をします。

ロボットの多くは音声・顔認証を搭載していて、今まで来訪者がおこなっていた手続きを省けるため、企業・来訪者両者の負担を軽減。

また、受付だけでなく、従業員の顔認証をしておけばオフィスの電子錠を自動解除できるなどの使用方法もあります。

 

ロボット型は無人であるにもかかわらず、有人の良いところを取り入れており、来訪者に対しても先進的なイメージを与えることができます。

 

無人受付することで得られるメリット

 

受付での対応は企業に対して持つイメージにかかわるため、今までは有人受付で1人ずつ丁寧に対応していました。

そのため、無人受付を導入することによるメリットはなかなか思いつきません。

しかし、無人受付の導入は多くのメリットが存在するため、今回は主要なものについて解説します。

 

業務効率アップ

 

来訪者への挨拶・オフィスの中への案内・担当者に連絡するなど有人受付は多くの手順を踏む必要があります。また、来訪者1人ずつに対応する必要があるため、もし来訪者が複数あると多くの時間お待たせしてしまう可能性が。

特定の受付担当者を置かない企業の場合、手の空いている従業員が随時対応することになるため、その都度自分の業務を止めて対応する必要があります。

 

しかし無人受付では、担当者に通知が入るため、わざわざ自分の業務を止める必要がなくなります。

 

 コスト削減

 

有人受付は来訪者1人ずつに対して丁寧な対応が可能ですが、人件費などのコストがかかってしまいます。

しかし、iPadなどのタブレット型の場合であれば、簡単に導入でき、人件費などのコストを大きく削減可能です。

また、来訪者にとっても担当者とすぐに連絡が取れるため、待ち時間などの無駄も削減できます。

 

感染症対策

 

新型コロナウイルス感染症の世界的大流行の影響により、非対面・非接触が推奨されテレワーク・オンライン会議などの機会が増加しました。

この傾向は受付でも変わりません。

無人受付に変更することにより、人と人が接触する頻度を大きく減らすことができるため感染症対策に効果的です。

 

セキュリティ対策

 

来訪者の情報を一括で管理できるためセキュリティ対策になります。

受付システムがあれば、会う前に来訪者の情報を入力してもらうことで、アポイントがない人・面識のない人と会うことを避けることができます。

 

また、顔認証機能を搭載したシステムの場合、事前に来訪者の顔を確認することができるため、安心して対応可能です。

従業員の入退室管理をすることでさらにセキュリティを強化できます。

 

▶参考記事:非対面(オンライン)接客とは?メリット、デメリットと自社に合ったサービスの選び方

 

受付を無人化するデメリット

 

上記のように無人受付へ変更することによりメリットは多く存在します。

しかし、すべて良い部分があるのではなく、少なからずデメリットも存在します。

企業としてはメリット・デメリットの両面をしっかり理解し、導入するか検討することが重要です。

 

設置費用がかかる

 

初期費用・月額費用などの設置費用が無人受付には必要です。

導入するシステムによって詳細は変わりますが、およそ毎月5,000~50,000円くらいの費用がかかります。

特にロボット型になるとタブレット型と比べても設置費用が高額になります。

しかし無人受付システムになれば、受付対応・電話対応業務などの負担が減るため、事前にどれくらいの費用を削減できるのかを試算したうえで導入するようにしましょう。

 

システムエラーが発生する可能性がある

 

システムエラーが発生すると来訪者に大きな迷惑をかけ、場合によっては企業の信用問題にもかかわります。

どれだけ素晴らしくてもシステムエラーが絶対に生じないとはいえません。システムを選ぶ際にはサポート体制が充実しているかも、チェックし、システムエラーが生じることを想定したうえで選ぶようにしましょう。

また企業としても無人受付が機能しなくなった場合の対処方法を事前に決めておくとトラブルを回避できます。

 

受付を無人化する際の注意点

 

無人受付のメリット・デメリットを両面理解したうえで、導入を決定しても、導入時に注意する必要がある点があります。

今回解説する注意点を考えずに導入した場合、せっかく導入したにもかかわらず効率が悪くなってしまう可能性があるため、しっかりと事前に確認することが重要です。

 

 受付システムの設置場所があるか

 

専用の操作端末が無人受付には必要となり、顔認証システム・内線電話機能など備えているものによって大きさが異なります。

そのため、事前に受付システムの設置できる場所が確保できるか確認するようにしましょう。

例えば内線電話で来訪者と担当者を取り次いでいる場合は、受付場所には呼び出し用の電話機しかないため、大型の端末を設置するのは困難です。

また、設置するにあたって、端末の電源・通信に必要な接続配線ができるのかなども確認が必要です。

 

 業態とミスマッチしていないか

 

企業の業態とミスマッチしている場合は導入しても逆効果になる可能性があります。

企業によって、受付対応の手順が多くなる場合は、その場面ごとに合わせて対応できる有人受付の方が良い結果を出せます。

無理に無人受付を導入すると、余計な業務が発生する・顧客満足度が低下するなどの危険性があるため、自社の業態がミスマッチしていないか考えて導入しましょう。

 

導入する際の選び方

 

無人受付システムは多くの種類が存在します。そのため、実際に導入する場合は重視すべきポイントがあります。

 

今回は、どのような無人受付システムを導入すれば多くのメリットを得ることができるのかを理解するための選び方について解説しましょう。

 

コストは抑えられるか

 

無人受付を導入することで有人受付にかかる人件費などのコストを抑えられるかを確認します。

その際、コストも重要ですが、機能面も同時にチェックし、両面から納得できるかどうか確認してから導入するようにしましょう。

無人受付システムは長く使用するのが前提ですが、機能面を重視しすぎて有人受付よりコストが必要になれば継続して使うのは難しくなります。

 

初期費用・月額費用などが導入するにあたって妥当か検討し、自社の規模に適しているものを選ぶようにしましょう。

 

必要な機能があるか

 

 

無人受付システムを選ぶ際、必要な機能が問題なく揃っているかをチェックします。

従業員が多い企業では担当者を簡単に検索できる機能などシステムには便利な機能が多くあります。

 

そのため、すべての機能を導入するとコストが高くなりすぎる問題も。導入前に必要な機能を洗い出し、その機能があるのか確認しましょう。

 

操作しやすいか

 

 

無人受付は多くの従業員が利用するため、誰でも簡単に操作できるものを選ぶ必要があります。

もし操作が複雑な場合、覚えるまでに余計な時間がかかります。

 

また、来訪者も操作方法がわからないと戸惑う可能性があるでしょう。

 

受付でのやりとりは、今後のビジネスに大きくかかわるため、誰でも迷うことなく簡単に操作できるシステムを導入しましょう。

 

セキュリティ面は大丈夫か

 

無人受付システムには多くの情報を入力し、その情報を使用してさまざまな機能を利用できるため、高いセキュリティ対策が必要です。

もし、情報が漏洩した場合は企業の信用を一気に失い大きな被害をもたらします。

 

そのためセキュリティ面で安心できる製品を選ぶとともに、もしサーバーが落ちたときに迅速に対応できるのかもチェックしておくべきです。

 

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使い方と様々な機能の紹介をしますので、自社に向いているかどうか検討する際に役立ててみてください。

 

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まとめ

 

いかがでしたでしょうか?企業の受付といえば有人のイメージがまだ強く残っている人にとっては無人受付のイメージは付きにくいと感じるはずです。

無人受付にはデメリットもありますが、導入することで、従業員の負担を軽減し、生産性の向上が期待できます。

もし、無人受付など社内・顧客とのツールでオンライン化を検討している場合は2nddoorのお問い合わせからご相談ください。

 

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