Web面談で準備すべきポイントとマナーについて解説
新型コロナウィルスのまん延は、企業に面接の方法の変化をもたらしています。
大企業の多くは、Web面接を採用しているのが現状です。
2022年に新卒で入社している方々も、このWeb面接を経験しています。
Web面接で新たな人材の人となりを見極める点に集中するため、
どんなマナーやトラブル対応を知っておくといいのでしょうか。
この記事では、Web面接ですべき準備やマナーについて解説します。
Web面接で悩んでいる方やWeb面接を円滑にするツールを探している方向けの記事となっています。
では、最初にWeb面接で何を準備すべきかを解説します。
目次
Web面接で準備する必要があるもの
求人を募集して、Web面接をするには準備が不可欠です。
Web面接で準備する必要のあるものは、7つあります。
- 1.PC
- 2.web面接用ツール
- 3.面接者の情報
- 4.webカメラ
- 5.イヤホンマイク
- 6.リングライト
- 7.背景画像の設定
一つずつ見てみましょう。
PC
Web面接で準備するもの1つ目は、PCです。
PCはスペックが高いほどWeb面接に適しています。
Web面接はインターネットを介しての接触になるので、
デバイス内の情報処理が安定している必要があります。
スマホやタブレットの方が便利だと考える方もいるかもしれません。
しかしスマホやタブレットだと情報を処理するためのメモリがほとんどのPCより劣ります。
メモリが少ないとどうしても情報処理に遅れが出てしまいます。
そうなると面接者の言った内容が聞こえず、スムーズな面接ができません。
担当者や面接者の双方にとって不必要なストレスを避けるためにも、PCを準備しておきましょう。
Web面接用ツール
Web面接で準備するもの2つ目は、Web面接用ツールです。
Web面接ツールとは、インターネット上で
デバイスのカメラを通して互いに面接ができるようにするものです。
Web面接ツールは多くの種類があり、有料版と無料版があります。
代表的なWeb面接ツールは、Zoomです。
すでに1度は使用しているかもしれません。
Zoomは担当者が無料版の場合は40分の時間制限がつきます。
さらに担当者は前もってZoom上のアカウントを作成し、
面接で使うルームを作成しておく必要もあります。
面接で使うルームを作成したあとで、
担当者は面接者にZoomのリンクを共有しなければなりません。
面接者がZoomアカウントを持っていない場合は、
設定したルームのIDとパスコードを送信する方法もあります。
Zoomは比較的使用しやすいWeb面接ツールですが、
アカウント作成からルームの設定やリンクの送信まで事前の準備が不可欠です。
面接者の情報
Web面接で準備する必要のあるもの3つ目は、面接者の情報です。
面接者の情報はどのような形式で入手していますか？
求人応募時にエントリーシートを記載してもらっているなら、
面接者のエントリーシートを事前に確認しておく必要があります。
エントリーシートでも電話応募でも、相手の連絡先はしっかり確認しておくべきです。
面接日の変更があったときなどに対応できなくなってしまうからです。
またエントリーシートの応募の場合は、
面接者の人となりをできる限り知るために、とくに志望動機について把握しましょう。
Web面接では、顔と上半身しか見えないので面接者の所作や雰囲気まではわかりません。
知り得る範囲で面接者の情報を事前に把握しておけば、Web面接を成功できるでしょう。
Webカメラ
Web面接で準備する必要のあるもの4つ目は、Webカメラです。
Webカメラは画質が高いものが多いですが、多くのPCにはカメラが内蔵されています。
実は、デバイスに搭載されているカメラの画質はかなり低いです。
Macbookシリーズでさえ、120万画素しかありません。
最新のiPhone13の10倍以下の画質です。
低い画質だと担当者の顔が、面接者からはっきり見えない状態になる可能性があります。
このような環境では面接者に不安を与えかねません。
面接者から担当者の顔がはっきり見えるようにするために、Webカメラを準備するとよいでしょう。
イヤホンマイク
Web面接で準備する必要のあるもの5つ目は、イヤホンマイクです。
イヤホンマイクも、面接者に担当者の声がはっきり聞こえるようにするために準備します。
マイクに関しても、多くのPCには内蔵マイクがありますが
こちらを使用するのは基本的には避けてください。
内蔵マイクは雑音を自動的に集音してしまいますので、
ご自身の声をクリアに集音してくれるとは限りません。
Web面接の際は、手元の資料を見て話すケースがあります。
このときに顔の位置が動くと、内蔵マイクでは明瞭に集音するのが難しくなるでしょう。
イヤホンマイクなら、常に顔とマイクの距離はある程度一定に保たれます。
またイヤホンマイクはノイズキャンセリング機能がついているものが多いので、雑音も入りにくいです。
イヤホンマイクはオフィス以外の場所でweb面接をする場合も、役に立つでしょう。
有線と無線のイヤホンマイクがありますが、有線マイクの方が回線トラブルが起きづらいです。
web面接のためにイヤホンマイクを準備するなら、有線のノイズキャンセリング機能付きがよいでしょう。
リングライト
Web面接で準備する必要のあるもの6つ目は、リングライトです。
リングライトとは、円形のライトです。
PCに付けられるタイプや土台が付いているタイプがあります。
Web面接のときは部屋の照明だけで対応しようとすると、どうしても画面内に影ができてしまいます。
ご自身の顔がカメラにはっきり映すためには、ライトが不可欠でしょう。
リングライトなら、顔に向けて影を作らない形状になっているので、
はっきり画面に顔が映るようになります。
使用するカメラの後ろからリングライトを使うと最も効果的です。
面接者に顔が見えない不安を与えないためにも、Web面接でリングライトは必要になります。
背景画像の設定
Web面接で準備する必要のあるもの7つ目は、背景画像の設定です。
背景は白を基調とするものがよいでしょう。
白はきれいな印象を与えてくれるからです。
Web面接では、担当者も面接者も背景における第一印象に左右されます。
面接者が対面して面接する形式であれば、どんな会社なのかをある程度見ることができますが、
Web面接では、担当者の顔と背景しか情報がありません。
背景画像がきちんとしていないなら、面接者によい印象を与えないでしょう。
オフィスや自宅に白い壁があるなら、そこを背景にしてWeb面接をするとよいでしょう。
もしもそのような場所がないなら、できるだけ白を基調とした
Web面接ツールで使える画像を探しておく必要があります。
Web面接ツールによってはバーチャル背景が使えるものもありますが、
バーチャル背景は使わない方がよいでしょう。
バーチャル背景はある一定の角度になると、担当者の顔が一部欠けてしまう場合があります。
もしバーチャル背景を使うなら、
Web面接前に必ずWeb面接ツールを起動させてどのように映っているかを試してください。
担当者の顔の一部が欠けてしまって、真剣な場面で笑われてしまうような要素は無くすべきです。
web面接のときには、白を基調とした背景画像を使えるように準備できるでしょう。
web面接で押さえておきたいマナーについて
Web面接においてもマナーがきちんとしていなければ、相手に悪い印象を与えてしまいます。
Web面接で押さえておきたい3つのマナーがあります。
一つずつ考えていきましょう。
アプリ·ソフトの非通知設定
Web面接で押さえておきたいマナーの1つ目は、アプリ・ソフトの非通知設定です。
アプリやソフトが非通知設定になっていないと、Web面接の妨げになります。
アプリやソフトの通知音が鳴れば、担当者も面接者への集中が必ず途切れます。
面接者側から見ても、自分への面接はあまり重要なものだと
考えられていないと感じてしまうかもしれません。
web面接で使用するPCのアプリやソフトの通知は、非通知設定にしておくのがマナーです。
また、使うPCだけでなく担当者の持つほかのデバイスのアプリやソフトにも注意が必要です。
せっかくPCの音が鳴らないようにしていても、手元のスマホの音が鳴ったら何の意味もありません。
web面接の際には、PCおよび自分の持つデバイスを非通知設定にしておくのがマナーです。
開始5分前にはログインし待機
Web面接で押さえておきたいマナーの2つ目は、開始5分前にはログインし待機する点です。
開始5分前にログインして待機しておけば、担当者は心にゆとりを持って面接者を迎えられます。
担当者はWeb面接の時間を事前に面接者に伝えているはずです。
その時間の5分前にログインしておけば、簡単な音声の確認や回線のチェックができます。
またもし担当者が指定時間オンタイムでWeb面接を始める旨を面接者に伝えておくなら、
双方が過剰にマナーに気を配る必要もなくなります。
Web面接の際には、担当者が指定時間に面接を始めて、
開始5分前にログインして待機するならマナーを示せるでしょう。
カメラレンズと目線の高さがあっているか確認
web面接で押さえておきたいマナーの3つ目は、カメラレンズと目線の高さです。
担当者と面接者のどちらかでもカメラと目線の高さを合わせていないなら、
第一印象で違和感を抱いてしまいます。
双方どちらかが目線からカメラの位置が低過ぎる状態だと、
相手からは見下しているような印象を与えかねません。
さらに、顔がカメラから遠すぎたり、近すぎたりしても相手に違和感を与えます。
Web面接の際は、きちんと胸から上部が映るカメラの角度に合わせるようにしましょう。
担当者も面接者もカメラだけを見つめて話してしまうと、
相手の表情がわからない状態になってしまいます。
できるだけカメラを見る方がよいですが、時
折カメラと相手の顔の中間くらいの高さに目線を落とすと相手の表情も確認できます。
Web面接の際には、カメラと目線の高さと適切な距離を調整しておくのがマナーでしょう。
Web面接の流れについて
Web面接はインターネットにつながった状態で始めるものなので、
流れを把握しておくと緊張感を減らせます。
Web面接の流れは主に2つあります。
流れの最初と最後を見ていきましょう。
企業担当者がログイン後通知がきたら面接開始
Web面接の流れの最初は、担当者がログイン後、通知がきたら面接開始です。
通常の面接だと、アポイントの時間に会社を訪問して事務所で面接が始まります。
面接者が自宅で受けるWeb面接を受ける場合は、
担当者がログインして通知後に面接者がログインするタイミングです。
双方がログインするタイミングまでには、Web面接のすべての準備を整えておく必要があります。
担当者はログインするタイミングまでに、
面接者のエントリーシートや送信されている情報を準備しておきます。
もし担当者が面接者の本当の人となりを見極めたいなら、
いきなり面接に入るのではなく最初は雑談から入るとよいでしょう。
こうした雑談で面接者の緊張がほぐれて、
Web面接だけではわからない所作や雰囲気がつかめるかもしれません。
面接終了後接続を切る
Web面接の流れの最後は、面接終了後接続を切るタイミングです。
通常の面接だと事務所をあとにするタイミングで面接が終わるでしょう。
Web面接では面接終了後に担当者が接続を切るタイミングで終わります。
一通り面接が終わり、担当者から面接者に質疑応答を促されて、
面接者からも質問がなくなります。
そして担当者は面接の終了を促すでしょう。
担当者が面接者に対して先に退出を指示するなら、
双方に余計なプレッシャーもストレスもかかりません。
担当者が面接者の退出を見守ったあとに、ログアウトして接続を切ります。
Web面接の流れは、担当者が接続を切るタイミングで終わるでしょう。
トラブルが生じた際の対応の仕方
Web面接はインターネット上で行うので、担当者がコントロールできない要素もあります。
どんなに準備してもトラブルが生じるときはあります。
ここでは、2つのトラブルの対処について紹介します。
一つずつ対処法を見てみましょう。
指定URLのエラーや音声の不具合
トラブルが生じた際の対応の仕方の1つ目は、
指定URLのエラーや音声の不具合です。
基本的にはWeb面接開始前に起こります。
まず担当者と面接者双方で連絡先が共有されているので、
連絡先を経由してトラブルを認知します。
指定URLのエラーであれば、原因を探りましょう。
担当者が送信したURLに誤りがあれば、
面接者が正しくログインしてもログインできません。
指定URLのエラーは、どちらが原因であっても担当者にトラブルが生じた段階で、
連絡先を通して正しいログイン方法を共有できます。
送信した指定URLをクリックするだけでログインできるようにすれば、
ほとんどのトラブルを回避できます。
音声の不具合であれば、双方に設定がきちんとなされているかを確認しましょう。
交換している連絡先を通して、Web面接ツール上の設定を双方が確認できます。
設定に問題がなければ、単純にマイクにつながるジャックが
きちんと刺さっていないケースもあるかもしれません。
担当者と面接者が使っている音声設定やマイクの接続を確認して対処できます。
PCの故障
トラブルが生じた際の対処の仕方の2つ目は、PCの故障への対処です。
PCの故障はいつ起こるかわかりません。
それはWeb面接の最中に急に起こるかもしれません。
代わりのPCなどのデバイスを準備しておくと安心です。
もしものときはまず、担当者と面接者が交換している連絡先に連絡して、
PCのトラブルが生じた旨を説明し、少し待機してもらうように伝えます。
そこから代わりのデバイスでWeb面接ツールを使ってつなぎ直せば、
中断したweb面接を開始できます。
代わりに使うデバイスにもWeb面接ツールと面接者の情報をダウンロードしておきましょう。
Web面接の準備を万全にして会社に必要な人材の獲得を
この記事では主に、担当者から面接者の視点でweb面接に必要な要素を考慮しました。
Web面接で準備すべき7つのものをご紹介しました。
Web面接でのマナーは、面接中に音を鳴らさない点や
時間を守る点やカメラとの目線を合わせる点があります。
Web面接でトラブルが生じても、交換している連絡先から互いに原因を探ったり、
代わりのデバイスを使用したりして対応しましょう。
Web面接で有望な人材を獲得できるようになるのが望ましいです。
しかし現状では、求人応募からWeb面接にいたるまでの時間が3日から1週間程度かかっています。
面接者としては時間が経てば応募したときの熱意が薄れてしまうかもしれません。
弊社の2ndDoorのツールを使えば、リアルタイムで面接者の応募が担当者へとつながります。
2ndDoorなら面接者の応募熱意が強いうちにWeb面接を計画できるでしょう。
2ndDoorはアプリのインストールも必要ありません。
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▼オンライン接客ツールについての詳細の記事になります、あわせてご覧ください。
オンライン接客とは？メリット・デメリットと業界事例から見る成功のポイント
