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社内DXに必要なポイントと改善策について解説

コラム

社内DXとは?日本企業がDXすることで本格的に組織、働き方を大局的に変革していくことに「社内DX」が含まれます。この記事では、DX推進の現状や進まない理由に対して、企業がDXに必要とするツールの紹介と解説をしています。

デジタルの導入が加速していく中で、経済産業省から国内企業へDX推進が迫られています。

しかし実際は、DXしている企業はまだまだ多くないのが現状です。

とはいえ、DXという言葉はよく聞くけど何のこと?

DXするためのツールって何が必要なの?DXのためにどんなことをすればいいいの?

このように思っていませんか。

この記事では、日本企業がDX推進に対しての現状や必要なツールが何なのかを分かりやすく解説していきます。

これからDXに向けて取り組もうとしているけど何から始めればいいか分からない方は、この記事を読めば悩みが解決できるので、ぜひ参考にしてみてください。

 

社内DXとは

 

DXとは(Digital Transformation)デジタルトランスフォーメーションの略称になり、DXと略すのは米国がTransをXと表すため、DXと表記されています。

DXはデジタル技術を用いて人々の生活やビジネスの仕組みを抜本的に変革していくものです。

2018年には経済産業省が「DX推進ガイドライン」を発表しています。

 

企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること

「DX推進指標」とそのガイダンス

つまり、社内においてもDXを本格的に展開することで組織、働き方を大局的に変革していくことが「社内DX」に当たるといえます。

 

日本の企業のDXの現状

経済産業省がDX推進ガイドラインを発表していることから、国内企業へDXの取り組みを提唱しています。

しかし、現状は多くの企業が何かしらの問題を抱えていることで取り組みができていません。

企業もDXへの理解はしているものの、コスト面や現在のシステム変更の手間、職員の協力や理解を得るのが難しいのが理由としてあげられます。

2025年問題やBCP対応に関して遅れがでてくる企業がある場合、このままでは経済損失への影響に大きく繋がります。

 

DX化が推進される理由とは

日本企業のDXに対する考え方や現状の問題などを確認しましたが、日本政府はなぜDX推進を強く求めているのでしょうか。

そこには大きく3つの理由があげられます。

 

  • 働き方改革の実現
  • 「2025年の崖」問題への対策
  • BCP対策

 

これら3つの理由について解説していきます。

 

働き方改革の実現

 

近年、日本の少子高齢化問題はのちの労働者不足を明らかにしているということで、DXに注目があつまっています。

労働者が不足することで、企業の生産性は今よりも低下し、一人ひとりの業務の負荷も大きくなっていきます。

社内DXを推進することで自動化が可能になり、生産性向上や一人ひとりの業務負荷の軽減だけでなく、業務の効率化まで改善することができます。

また、DXにより組織改革が進むと、より働きやすい環境を実現できます。

たとえば、デジタル技術向上による時短やフレックスでの働き方、優秀な社員がリモートワークでも働けるように環境を作ることが可能です。

 

「2025年の崖」問題への対策

 

2025年の崖とは、現在使用しているシステムのメーカーサポート終了や老朽化・ブラックボックス化が起こるのが2025年頃とされていて、既存のシステムが残存する中で、IT人材の引退やサポート終了により多くのリスクが生じてきます。

そのリスクに伴ってくる経済損失額が最大で約12兆円発生すると予測されており、これらの状況を「2025年の崖」と名付けています。

この悲劇を避けるためにDX推進が日本企業にとって重要であり、懸念されているリスクをできる限りおさえる道となります。

 

BCP対策

 

有事の際にも事業継続、サービス提供ができるように常に準備しておくことは企業にとって極めて重要なこととなります。

近年、さまざまな自然災害発生のニュースを目にします。

地震、津波、ゲリラ豪雨など、これら災害のたびにシステム障害や出社不可能の被害を受けていては企業の損失は大きくなり、存続も危ぶまれてくることでしょう。

社内DXの推進は、このようなBCP対策にかかすことができなくなっています。

そこでDX化の向上により、これまでの作業を自動化にするRPAやAIを導入しておけば、有事の際にも業務を止めることなく稼働することができるのと合わせて、人材不足になった場合でも生産性を維持することができます。

 

社内DXが進まない理由とは

2025年以降の損失額などを考えると、日本企業は早急にDX推進に動き出す必要があるのですが、経済産業省が2020年12月に示したレポートでは約9割の企業がまだ取り組めていないとのデータを公表しました。

では、どんな理由で企業のDXが進まないのでしょうか。

そこには4つの理由が進まない障壁と考えられます。

 

  • DX化への認識が弱い
  • DX化マネージャーが不足
  • 社内への浸透までに時間と労力が必要とする
  • エンジニア不足

 

さっそく4つの理由を分かりやすく解説していきます。

 

DX化への認識が弱い

 

実際、DX化への認識が弱い経営陣が多いため、思うように進められていない企業があると考えます。

経営陣の認識が低ければ、従業員を含む会社全体とDXへの認識が弱いのは仕方がないことでしょう。

DXの推進の本質を理解し、強い気持ちがなければ取り組む優先度は低く、失敗に終わる可能性が高いです。

再度、DX推進の重要性を理解し、経営陣から認識を高くもち進めていくことが大切になってきます。

 

DX化マネージャーが不足

 

DX化を進めるのに重要なのが、専門の知識を持つDXマネージャーの人材が求められます。

とはいえ、社内にDXの知識とスキルを持っている社員がいることはほとんどないでしょう。

では、人材確保のためにどうすればいいのか。社外から専門の担当者を雇うのか、新たにDXの実績を持つ人材を採用するのかなどが考えられますが、その分のコストがかかってしまうためスムーズに進まないことが多いのではないでしょうか。

DXを使って企業の目的を達成するためには、自社のサービスやシステムを理解しているマネージャーを育成することも一つの考えとなります。

 

社内への浸透までに時間と労力を必要とする

 

新しいことを取り入れようとするとほとんどの場合、否定的な人物が出てきたり、企業全体の理解を得るのに時間がかかります。

その煩わしさから、DX推進が衰退していくことが十分に考えられます。

これまでの業務を自動化するとなると、各部署で運用方法や既存システムの情報収集を細かくやる必要があり、かなりの時間と労力が必要になるでしょう。

規模が大きければ大きい企業ほど、それは日が暮れるような作業かもしれません。

通常作業に合わせてDX推進のために業務が増えることを考えると、ほとんどの社員が快く受け入れるというのは難しいです。

 

エンジニア不足

 

日本の少子高齢化は、今後も避けることができない状況になります。

それに伴って労働者不足という問題を抱え、ITエンジニア不足はその一つです。

経済産業省委託事業の調査によると、2030年までを予測したとき、最悪のシナリオではIT産業の人材不足は約80万人と予測されています。

これを解消するためにアウトソーシング、人材育成、人材確保など企業としてできることを競合よりも早い段階でやれることを考えましょう。

近いうち、各社でIT人材の争奪戦が繰り広げられるのは明らかです。

▶参考記事:DX促進の課題と成功に導くポイントについて

 

社内作業のDXに必要なツール

 

働き方改革や2025年の崖などさまざまな問題を解決するため、DX推進を進めていく中でデジタルツールの導入は必要不可欠になります。

では、どんなデジタルツールを活用して社内や組織を変革していくのがいいのか。

ここでは4つのツールを紹介します。

 

  • RPAツール(業務自動化ツール)
  • 経費精算システム
  • 会計ソフト
  • BIツール

 

これら4つのツールにはどんな特徴があるのか分かりやすく説明していきます。

 

RPAツール(業務自動化ツール)

 

RPAは普段の業務を自動化してくれるツールになります。

誰でもできるような定型業務やルーチンワーク作業をRPAツールで自動化ができるため業務時間短縮や人件費を改善できます。

 

経費精算システム

 

経費精算システムは、経費精算する上で必要な申請などの細かい業務を効率化するシステムになります。

出張費、交通費、交際費などの経費を一元管理することができる上に、経費申請や承認機能、会計ソフトとの連携までもが可能となります。

他にも便利な機能を持ったシステムもあるので、企業で抱えている問題にあった経費精算システムを導入して、効率化を図るといいでしょう。

 

会計ソフト

 

会計ソフトは、伝票作成や会計処理を効率よくおこなえて、データを管理するソフトです。

直感的なソフトがあれば、自動化機能が優れているソフト、工数削減ソフトなどさまざまな会計ソフトがあります。

企業が会計ソフトを使ってどこまで業務効率化をするのか、自社の問題にあったソフトを導入してください。

 

BIツール

 

BI(ビジネスインテリジェンス)とは、企業が蓄積している膨大なデータを収集して分析し統合されたデータを、ビジュアル化して経営戦略の意思決定を支援していきます。

BIツールは、一般利用者でも活用できるシステムになっているので、蓄積データから業務効率化を広げていくことができる利点があります。

 

社内コミュニケーションのDXツール

 

次は、DXの技術で社内コミュニケーションを円滑にするためのツールを見ていきます。

この記事では3つのツールやシステムを紹介します。

 

  • チャットツール
  • タスク管理ツール
  • オンライン会議システム

 

社内コミュニケーションツールにはどんな機能やメリットがあるのでしょうか。

こちらも分かりやすく解説をしていきます。

 

チャットツール

 

これまでは、社内外での連絡手段としてメールが当たり前として利用されていましたが、チャットツールを利用している企業が増えてきています。

オンライン環境においてPCやスマートフォンを介してリアルタイムで複数人とやりとりができるコミュニケーションツールになり、会話感覚で気軽にコミュニケーションが取れるところがメリットになります。

また、画像や動画、会議資料などのデータ共有や送信が容易に使えることも特徴になります。

 

タスク管理ツール

 

タスク管理ツールは、社内プロジェクトを可視化することで進行状況が一目で分かり、情報共有することができます。

タスク管理ツールを活用することで、やるべきことの明確化や優先順位の判断がつくため効率的に作業を実行するのに繋がります。

また、チームで活用することで、タスクの状況が分かりサポートし合うこともできます。リモートワーク推進により導入した企業が増加しています。

 

オンライン会議システム

オンライン会議システムは、インターネットを介して各自のPCやスマートフォン、タブレット等を活用して遠隔地にいる人を繋ぎ、音声やデータを共有しながら会議をおこなうシステムのことです。

現在は、在宅勤務を積極的に取り組む企業やコロナの影響でクライアントと非接触での打ち合わせで、オンライン会議を実施することが多くなっています。

しかし、アプリケーション起動やIDとPWを入力するなど、分かりにくい部分や面倒臭いと思うことってありませんか。

もし、アプリやID・PWなども全て不要だったらどうでしょうか。

指定URLをクリックでオンライン会議を始められるシステムがあります。

 

ルーム保存型オンライン会議システム

【公式】2nd Tool – 自分専用のWEB会議ツール -[セカンドツール] |

 

<h2>社内のDX化を推進するための具体的アクション</h2>

日本企業は、DXを推進し社会や組織を変革していくことが重要になるのですが、思うようにDX化を推進できていません。

では、企業がDXするためには具体的にどんなアクションを起こせばいいのでしょうか。

3つのアクションについて解説をしていきます。

 

  • 業務環境の整備
  • 業務プロセスのデジタル化
  • 顧客接点のデジタル化

 

ここでも一つずつ解説していきます。

 

業務環境の整備

 

一つ目のアクションとしては、業務環境を整備することです。たとえば、以下のような作業があげられます。

 

  • 手書き注文書や請求書のようなアナログ作業をデジタル化する
  • 個人PC内のHDディスクではなく、クラウドサーバーに移す
  • 在宅勤務やオンライン会議ができる環境や機材の準備

 

全てをDX化するには時間がかかりますので、できること一つ一つやっていくことが大切です。コスト面も気になりますが、社員に理解してもらうための配慮も心掛けましょう。

 

業務プロセスのデジタル化

次にプロセスのデジタル化も進めていきましょう。こちらも例をあげると以下のような作業があります。

 

  • 上司や社内間の承認、決裁業務は電子化にする
  • 社印を電子印にして押印作業を不要にする
  • 書類管理を人力から自動化する

 

これまでは、人の手でやる作業が多すぎたのかもしれません。

デジタル技術の向上で電子化や自動化にできる業務は人の手を省いていくことが重要です。

 

顧客接点のデジタル化

 

顧客接点のデジタル化では以下のような作業があります。

 

  • 顧客情報の一元管理で効率化する
  • ロボットやAI、ビデオチャットの活用による無人化実現

 

BIツールを活用し顧客情報を分析・統合から可視化することで、経営戦略に役立てることができます。

少子高齢化による労働者不足や不測の事態に対応ができるようロボットやAIを取り入れ、業務効率化を目指します。

 

社内DXを始めるなら2nddoorオンライン会議システム

 

日本企業にとって社内DX推進は2025年の崖やBCP対策、少子高齢化による労働者不足を考えると一刻も早くおこなうことが重要になります。

DXするのに必要なシステムやツールはたくさんありますが、できる限り誰でも簡単に使えるシステムやツールを選ぶことで社員の理解や浸透もうまくいくのではないでしょうか。

ブラウザ起動型でオンライン会議をおこなえる2nddoorはアプリインストールが不要なため、難しいシステム構築は要りません。

知識のあるエンジニア不在でも簡単に導入できます。

2nddoorのオンライン会議システムはIDやPW入力の面倒な作業がなく、URLをクリックするだけで誰でも簡単に社内外の会議をストレスなく始められます。

オンライン接客の導入を検討されている方は、お気軽にご相談ください。

 

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