テレワーク導入課題と解決策について徹底解説！
テレワークにおける課題を解決したい方に向けて、テレワーク導入においての課題や具体的な解決策を解説します。
「テレワーク導入における課題って何があるの？」
といった疑問を持っている経営者の方や企業の上層部の方は多いでしょう。
実際にテレワークを導入したけど、
「いまいち上手くいっていない」といったケースもよく聞きます。
そんなテレワークにおける課題に悩んでいる方に向けて、
この記事ではテレワークにおける課題の詳細や具体的な解決策を解説しています。
記事の後半には、実際にテレワークを実施して
成果をあげている企業の実例も紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
目次
テレワーク導入におけるメリット・デメリット
テレワークの導入には注目されるようなメリットが多い反面、
潜在的に抱えているデメリットも存在します。
メリットばかりに目を向けて、安易な計画のままテレワークを実施すると、
想定したような効果が得られず、逆に企業に悪影響を与える結果になる可能性もゼロではありません。
テレワークの導入におけるメリットとデメリットを十分に理解し、
計画的に実施を進めていく必要があります。
テレワーク導入のメリット
企業におけるテレワークを導入するメリットは6つあります。
- 1.業務の効率化ができる
- 2.社員のワークライフバランスを充実させる
- 3.コストの削減ができる
- 4.雇用を多様化させ人材確保が図れる
- 5.企業のイメージアップに貢献できる
- 6.非常時でもリスク分散ができる
新型コロナウイルス感染拡大による緊急的な理由により、
急速に広がりをみせたのがテレワークです。
外出ができない状況下でも業務を進めていけるのは大きなメリットです。
またそれに伴い、自宅での勤務を可能にしたため、通勤時間の削減や
家族と触れ合う機会も増え、社員のワークライフバランスの充実にもつながっています。
結果的に働き方が多様化し、雇用の可能性も広がり、
これまでは採用できなかった人材にもアプローチが可能です。
ワークライフバランスの充実や雇用の多様化は、
企業のイメージをアップさせる要因にもなっています。
さらにテレワークが普及した結果、紙の書類や契約における押印などもデジタル化され、
オフィスにいなくても対応可能になり、業務の効率も上がっています。
オフィスにおける紙代や水光熱費、賃料などのコストも削減が可能です。
企業におけるテレワークの導入は業務継続だけでなく、副次的効果も数多くあり、
テレワークを上手く導入できれば、企業に対してのメリットは非常に大きいです。
▶参考記事：コロナの影響によるテレワークの普及率はどれくらい
テレワーク導入のデメリット
メリットに注目がいきがちなテレワークの導入ですが、デメリットがあるのも忘れてはいけません。
- 1.セキュリティリスクが増大する
- 2.オフィスにはない誘惑がある
- 3.対面でのコミュニケーションが減少し社員の管理が難しくなる
企業が抱える可能性のある最大のリスクがセキュリティリスクです。
働き方が多様化したため、自宅のみならず、カフェなどの
サードプレイスでも業務を行う可能性があり、情報漏洩の危険性は格段に増えています。
自宅PCのセキュリティ対策が甘い場合は、
マルウェアなどに感染し、さらに感染を拡大する恐れもあります。
結果的に重要な情報が抜き取られてしまい、企業への損害につながる可能性が高いです。
また、自宅で業務を行う場合は、
オフィスと比較すると娯楽や趣味などの誘惑が多いです。
自分で業務の管理を徹底できない方は、
誘惑に負けてしまい業務の生産性が下がるケースも出てきます。
さらに、社員同士の対面でのコミュニケーションが取れないため、
声のトーンや雰囲気、表情などの情報を読み取りにくくなります。
結果的に社員の状態を把握できず、的確な管理をしていくのが難しくなるでしょう。
社員やチーム、部署の生産性が低下し、企業に悪影響を与えてしまう可能性も高いです。
▶参考記事：社内DXに必要なポイントと改善策について解説
テレワーク導入において企業側の課題
テレワークの導入に向けて、企業は多くの課題を解決していく必要があります。
課題を解決しておかないと、テレワークを導入したのに
パフォーマンスを低下させてしまう結果につながりやすいです。
ここでは企業が解決すべき10個の課題をご紹介します。
課題① セキュリティ上のリスクが高まる
社内といった限定された環境から、自宅やカフェなどの出先など、
働く場所が一気にひろがるため、それだけセキュリティ上のリスクも高まります。
社員がインターネットを介して社内のサーバーにアクセスするため、
ネットワークセキュリティが十分でないと、
通信中に大事な情報が抜き取られるリスクも高いです。
また、社員のPCが感染したウイルスを
社内のネットワークに持ち込む可能性も出てきます。
情報リテラシーの低い社員がいる場合は、
PCやUSBの紛失なども考えられます。
企業の重要な情報資産を守るためには、セキュリティにおける課題を解決するために、
合理的な基準を決め、全社的に徹底して守る必要があるでしょう。
課題②導入部署とならない部署との不公平性
企業によっては、テレワークが導入できる部署と導入が難しい部署が存在します。
テレワークには多くのメリットがあるため、
導入できない部署からは不満の声が上がるケースも少なくありません。
企業は導入できるできないで上がってくる不公平感をなくし、
双方が納得して業務に取り組める環境を作る必要があります。
課題③業務フローがテレワーク向けではない
業務フローの見直し・改善もテレワーク導入に向けた企業の課題の一つです。
テレワークを推進していきたいのに、紙の書類作成が必要だったり、
契約のための押印を直接しなければならなかったりするパターンが多いです。
テレワーク実施後に効率よく業務を進めていくためにも、
テレワークに適した業務フローになっているのかを今一度見直しておきましょう。
課題④環境整備コストの課題
テレワーク導入の際に発生する環境整備コストも解決しておかなければならない課題です。
テレワーク実施者に向けたPCや通信環境に関する費用やチャットツールや
バックオフィスに関するシステムなどのITツールの費用など必要経費は多いです。
また自宅で業務をする際には通信費などの
テレワーク実施者に向けた手当も必要になってくるでしょう。
しかし、テレワークを導入した際には、それまでにかかっていた
通勤費用などのコストが削減できる可能性が高いです。
そのため、あらかじめかかるコストを計算し、
事前に準備・計画しておく必要があるでしょう。
課題⑤業務効率の課題
テレワークを導入した結果、これまでよりも業務効率が落ちてしまったケースは多いです。
対面でのコミュニケーションが取れなくなったため、
簡単な質問や会議の開催、資料の受け渡しなどが従来よりも難しくなるからです。
社員のコミュニケーションを円滑にするのは非常に重要になってきます。
チャットツールやオンラインミーティングを簡単に開催できるツールなどを活用し、
業務効率を改善できる仕組みを整えていきましょう。
課題⑥勤怠管理
社員が目の届かないところで働くため、
始業や終業などの勤怠管理が困難になります。
勤怠管理ができなくなると、
長時間労働や就業中のサボりにもつながるリスクが存在します。
公私のメリハリがなくなり、
終わらなかった仕事は終業後に対応するような方も出てくるでしょう。
社員が自己管理しやすいような勤怠管理システムを準備し、
労働時間を正確に把握していくのが大切です。
テレワーク環境でも使える勤怠管理システムを活用し、
違法な労働や就業中の決められていない中抜けなどができないように徹底していきましょう。
課題⑦人事評価
勤務態度が可視化できない分、
従来のように業務のプロセスを評価するのが難しくなっています。
企業の評価方法が業務プロセスを重視して評価している場合は注意が必要です。
社員を適切に評価できないと、不平不満が募り、
仕事に対するモチベーションが下がってしまいます。
結果的に離職につながってしまう可能性もあるため、テレワーク導入における人事評価は、
環境にあわせた評価基準を作成し、適切に評価できる体制を構築しておきましょう。
課題⑧決済や契約締結の課題
決済や契約締結を紙の媒体で処理している企業は注意が必要です。
テレワークに伴い出社せずに業務を進めているのにもかかわらず、
決済や契約締結のために出社する必要があると、業務が円滑に進みません。
テレワークを実施する前に、あらかじめ決済や
契約締結の手段をITツールなどを活用して改善しておく必要があります。
課題⑨健康管理
通勤時間の削減といったメリットがある反面、
それによって運動不足に陥るケースも多いです。
通勤の際の移動によって多少の運動をしていた方も、
自宅での勤務体制になり運動不足になってしまう可能性も高いです。
社員個人の問題と管理を放置せずに、社員の健康のため、
企業側も運動を促進する取り組みを行いましょう。
課題⑩コミュニケーションの課題
テレワーク導入後は対面でのコミュニケーションが取れなくなり、
社員間のコミュニケーションに課題を抱える企業は多いです。
オンラインと実際に会うのとでは、受け取る情報量が大きく変わります。
対面ではちょっとした相手の仕草や表情から
調子を読み取れていたものが、オンラインでは難しいのが現実です。
また、簡単な質問や気軽な雑談などの心理的ハードルも高まるため、
同僚・上司・部下とのコミュニケーション不足に陥りやすいです。
社員間のコミュニケーションを円滑にし、希薄なものにしないためにも、
企業はITツールなどを用いた具体的な施策を展開していく必要があります。
▶参考記事：テレワークにおいての企業・従業員の課題と解決策について解説
テレワーク導入において社員側の課題
テレワークを導入した際に、企業だけでなく社員側にも解決しておくべき課題があります。
ご紹介する課題を社員個人が解決していけば、
テレワークにおける業務の効率化や生産性の向上、
社員のワークライフバランスの充実につながる可能性が大きいです。
課題①生産性の低下
テレワークを実施した際に、オフィスで働いていた頃よりも生産性が低下するケースがあります。
原因は、仕事とプライベートの区別がつかずメリハリがないため、
自己管理ができない点と、自宅で快適にテレワークをできる環境が整っていない点です。
とくに自宅に娯楽や趣味の誘惑が多かったり、家族の影響で仕事がやりにくかったりすると、
個人の意志の力で業務を行わなければならないため、集中力が分散されやすいです。
自宅でも快適にテレワークができる環境を整えるか、
自宅以外の場所で業務を行えるようにするなどの対策をする必要があります。
課題②コミュニケーションの課題
テレワークになり気軽なコミュニケーションが取りにくいのは事実です。
オフィスであれば、不明な点は上司や近くの同僚などに相談できるのに対し、
テレワークでは連絡からのレスポンスを待つ必要があります。
手軽さや時間的な面での効率は落ちやすいので、コミュニケーションがしっかり取れるように、
ITツールの活用や業務の進め方を改善しながら解決していきましょう。
課題③健康管理
テレワークになり通勤がなくなった結果、運動不足になる方は多いです。
自宅から外出しなくても業務を進めていけるので、
体を動かす機会がほとんどありません。
運動不足は健康に与える影響が大きく、
健康を管理できないと最終的には業務にも支障をきたす恐れがあります。
自宅内でも歩く回数を増やしたり、勤務時間外は外出する機会を設けたりなど、
体を少しでも動かす機会を作っていきましょう。
▶参考記事：テレワーク導入は心配、不安に感じる点と解消方法について
テレワークの課題における解決策
テレワークにおける課題には企業・社員共に課題があります。
双方の課題を解決すれば、テレワークが企業・社員共にいい影響を与えてくれるでしょう。
ここでは課題における具体的な解決策をご紹介します。
生産性の課題
生産性の課題を解決するためにはクラウドで管理し、
社員同士で利用できるITツールを活用するのが適しています。
具体的には、スプレッドシートでタスクを管理しておけば、
タスクの進捗状況を共有しているすべての社員が確認可能です。
またカレンダーなども共有できるものを使用すれば、
スケジュールも共有できるので、社員のスケジュール管理が容易になります。
タスクやスケジュールを管理できるITツールもあるので、
上手く活用して業務を円滑に進める工夫をしていきましょう。
セキュリティ面の課題
セキュリティ面に関しては、テレワークにおける基準を設定したうえで、
社員のセキュリティに対する意識を改革する必要があります。
「このくらいなら大丈夫」といった感覚で行っていると、
取り返しのつかないトラブルに発展する可能性も高いです。
通信環境でのセキュリティの強化やデータの持ち出しや保管に関するルールの徹底など、
情報漏洩に対するリスクを少しでも減らせるような対策を進めてください。
労務管理面も課題
労務管理については、勤怠管理システムを活用していきましょう。
テレワークの環境下でも社員の勤務状況が正確に把握できるように、
始業や就業などに関するルールを定め、適切に管理する必要があります。
コミュニケーション面での課題
コミュニケーションの課題を解決するためには、
社内で利用できるチャットツールを効果的に使っていきましょう。
また、オンラインでのミーティングが
簡単に行えるツールは増えているので、積極的に活用してください。
オンラインでのやり取りの注意としては、対面よりも相手の感情が読み取りにくく、
またこちらの感情も伝わりにくいので、普段よりも大きなリアクションを意識してください。
相手への小さな配慮がコミュニケーションの充実につながります。
役立つツール
テレワークの導入の際に、役に立つツールを3つご紹介します。
上手に活用すれば、テレワークの導入から実際の運用までを円滑に進めていけるでしょう。
- ・Slack
- ・2ndDoor
- ・Teams
Slackはビジネスにおけるチャットツールです。
メールよりも気軽に使え、迅速なやり取りができます。
テレワークの導入の際にも、
社内コミュニケーションを円滑にし、生産性を高めてくれます。
2ndDoorは電話と同じような感覚でつながれるオンライン接客ツールです。
顧客対応にはもちろん使えますが、
テレワークにおけるコミュニケーションツールとしても活用できます。
サイトに設置したボタンをクリックするだけでつながれるので、
気軽な相談などにも適しています。
テレワークにおけるコミュニケーションの距離感を縮めてくれる存在です。
▶参考記事：2ndDoorでリモート相談窓口開設までのフロー徹底紹介
TeamsはMicrosoftが提供するチャットや通話、
ビデオ会議・資料の共有などを含めた総合的なツールです。
業務に必要な資料とつながりながらチャットなどができるのが特徴で、
効率的なコミュニケーションを実現してくれるでしょう。
テレワークを導入に向いていない企業
テレワークには大きなメリットがありますが、
企業によっては導入に向いていないところも存在します。
テレワークに向いていない業種とその理由をご紹介します。
- ・生産業・製造業
- ・接客業・販売業
- ・医療業・福祉業
基本的には「パソコンだけ」で業務を進めていくのが難しい業種です。
生産業・製造業は建物を建設したり、
ものを大量に作ったりと、専用の機械を扱う必要があります。
そのため、自宅から自分一人で作業をするのは厳しいです。
接客業・販売業についても、オンラインショッピングが普及していますが、
実店舗も数多くあるのが現状です。
来店してもらいたい顧客と直接コミュニケーションが必要になるので、
テレワークの導入は難しいでしょう。
技術の進歩により「セルフレジ」などの人を必要としないテクノロジーも生まれてきているので、
テレワークが導入できる未来がくる可能性も出てきています。
医療業・福祉業はとくにテレワークが難しい業種です。
実際に対面して診察をしたり、介護を行ったりする必要があります。
オンラインでの診察の機会も増えてはきていますが、
対面での対応と比較すると精度は低いのが現状です。
介護に関しても、ロボットが代わりに行うようなところまでは
技術が発展していないので、まだまだ人の力が必要な業界です。
テレワークを導入している企業事例
実際にテレワークを導入し、成果を上げている企業をご紹介します。
成功している事例を参考にすれば、
テレワーク導入の際のヒントになってくれる可能性が高いです。
味の素社
「どこでもオフィス」といった名称の制度を導入し、テレワークを拡大しています。
セキュリティやプライバシーが担保できれば、どこで勤務しても問題ない制度です。
約84％の社員がテレワークを実施しており、
社員の満足度も高く、働きがいも大幅に向上しています。
参考：味の素株式会社（テレワーク総合ポータルサイト｜厚生労働省）
ジョブサポートパワー社
在宅勤務社員の拡大と業務の効率化をメインに、
テレワークの普及を迅速に進めている企業です。
Web会議システムなどのITツールを効果的に使用し、
社員の勤怠管理を適切に行っています。
テレワークの導入に伴い雇用が多様化し、障害者の雇用にも力を入れています。
参考：ジョブサポートパワー株式会社（テレワーク総合ポータルサイト｜厚生労働省）
大同生命保険社
テレワークについての理解を社員に徹底して伝え、
会社をあげてテレワークの普及に努めています。
在宅や自宅以外での勤務も可能です。
神戸にはサテライトオフィスが開設され、
通勤時間の削減や業務効率の改善を実現しています。
参考：大同生命保険株式会社（テレワーク総合ポータルサイト｜厚生労働省）
企業・社員双方の課題を解決しテレワークのメリットを活かしていこう
テレワークの導入には企業にも、社員にも解決しなければならない課題は多いです。
しかし、双方の課題を解決できれば、大きなメリットがあるのも事実です。
テレワークによって成果を出している企業の事例やITツールを駆使し、
企業にあったテレワークの仕組みを確立していきましょう。
テレワークのコミュニケーションの課題解決におけるツールを探している方は、
「2ndDoor」をお試しください。
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